Wie gewinne ich Zeit? 6 Tipps an Selbständige für effizientes Arbeiten!

Sie eilen von Termin zu Termin und müssen irgendwann auch noch Zeit finden, Ihre administrativen Aufgaben zu erledigen? Meistens bleibt dafür dann nur noch der Abend übrig; der Abend, den sie doch eigentlich gerne mit Ihrer Familie, Ihren Freunden oder einfach nur für sich selbst geniessen möchten.

Wir geben Ihnen ein paar Tipps, mit denen Sie Ihren Tag effizienter gestalten können. Alles mit dem Ziel, dass Sie sich auf Ihre Kundinnen konzentrieren und am Abend Ihre Freizeit auch wirklich geniessen können! 😊

Tipp 1: Priorisieren und Terminieren von wichtigen To Do’s

Das sagt jeder, aber es gehört wirklich zu den wichtigsten Tipps für effizientes Arbeiten: Priorisieren Sie! Nicht alle Aufgaben müssen genau heute erledigt werden. Sie sollten unbedingt wichtige und dringende Aufgaben von unwichtigen und nicht dringenden Aufgaben unterscheiden. Wichtige und dringende Aufgaben sollten sofort oder möglichst schnell erledigt werden. Wichtige, aber nicht so dringende Aufgaben können Sie terminieren. Planen Sie dazu – entweder immer zu Beginn der neuen oder am Ende der alten Woche – eine halbe Stunde ein und überlegen Sie sich, was in dieser oder der nächsten Woche alles erledigt werden muss. Terminieren Sie dann, welche Aufgabe am Montag, welche am Dienstag und welche vielleicht erst nächste Woche angepackt werden soll. Und das Wichtigste: Halten Sie sich an Ihren Plan!

Tipp 2: Delegieren, wenn möglich und sinnvoll

Sollten Sie Angestellte in Ihrem Geschäft haben: Auch sie können Aufgaben von Ihnen übernehmen. Der Chef oder die Chefin muss nicht alles selber machen - gerade, wenn es sich um zwar dringende, aber nicht so wichtige Aufgaben handelt. Sie wissen am besten, bei welchen Aufgaben es durchaus sinnvoll sein könnte, diese abzugeben und zu delegieren. Vertrauen Sie Ihrem Team und trauen Sie Ihren Angestellten etwas zu! Diese werden die übertragene Verantwortung mit Sicherheit schätzen.

Tipp 3: Aktive Pausen einlegen

Im stressigen Alltag fällt es uns oft schwer, Pausen zu machen. «In der Pause arbeite ich ja nicht, d.h. die Arbeit staut sich bloss, und ich bin danach noch mehr im Stress!» Wahrscheinlich haben wir uns selbst alle bei diesem Gedanken schon erwischt. Allerdings ist das ein Irrglaube. Durch kurze, aber aktive und bewusste Pausen kann sich sowohl Ihr Kopf als auch Ihr Körper erholen, Energie tanken, und Sie werden nach den Pausen wieder energiegeladener und vor allem effizienter arbeiten können.

Tipp 4: Ordnung und Struktur schaffen

Bringen Sie Ordnung und Struktur in Ihren Arbeitsalltag. Das hilft Ihnen, den Überblick über Ihre To Do’s zu behalten, beruhigt Sie (denn Sie haben alles im Griff und jedes To Do priorisiert und terminiert) und erlaubt Ihnen deshalb, sich auf Ihre Arbeit fokussieren. Mit Fokus lassen sich dann die Aufgaben nämlich schneller und effizienter erledigen. Das bedeutet auch: Handy nicht im Minutentakt anschauen, sondern vielleicht drei oder vier Mal am Tag!

Tipp 5: Essen und Trinken nicht vergessen

Sie kennen es bestimmt: Mit Hunger oder Durst kann man sich einfach weniger gut konzentrieren. Gerade das Trinken geht schnell einmal im stressigen Arbeitsalltag vergessen. Besorgen Sie sich deshalb eine grosse Flasche Wasser, stellen Sie sie in Ihre Nähe, und trinken Sie regelmässig davon. Das Ziel sollte sein, am Abend eine leere Flasche zu haben. Selbstverständlich sollten Sie auch auf keinen Fall das Essen vergessen – am besten nicht allzu schwer, sodass Sie danach nicht gleich das Bedürfnis nach einem Verdauungsschläfchen haben.

Tipp 6: Prozesse mit digitalen Hilfsmitteln automatisieren

Nicht für jede Aufgabe, aber doch in vielen Fällen lohnt es sich, digitale Hilfsmittel ins Auge zu fassen. So beispielsweise bei der Terminadministration. Online Terminbuchungstools können Ihnen sehr viel Administrationsarbeit abnehmen: Ihre Kunden können nach freien Terminen suchen und diese direkt buchen, ohne Sie dabei anzurufen oder Ihnen zu schreiben. Ein weiterer Pluspunkt: Sie haben alle Kundendaten an einem Ort gespeichert und können durch automatische Terminerinnerungen dem Vergessen von Terminen vorbeugen! Wenn Sie mehr zu den Vorteilen von Online-Terminbuchungen erfahren möchten, lesen Sie diesen Beitrag.

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